لكل شركة حاجاتها الخاصة والتي تختلف باختلاف طبيعة نشاطها، وذلك ينعكس حتماً على اختيار مكتب الأعمال المناسب. فالشركات المالية مثلاً تبحث عن توجيه متخصص لإدارة منصات التداول، وتواجه الكثير من المخاطر المتعلّقة بالأمان في هذا المجال، فيما تبحث شركات التجارة العامة عن دعم مكتبي محدّد وديكور داخلي يمنحانها تميّزاً في مجال عملها. في هذا السياق كان لمجلة أس أم إي أدفايزر لقاء مع سيرفكورب، الرائدة عالمياً في مجال تأمين المكاتب المجهّزة للأعمال، تناول الدور الرئيسي الذي يمكن أن يلعبه المكتب المجهّز للأعمال في زيادة تنافسية الشركات إذ يضعها في أفضل إطار ممكن للنمو والإزدهار واختراق الأسواق...
غالباً ما ننسى أن إحدى أبرز التحديات التي تواجه الشركات عند انتقالها إلى مكاتب جديدة تتمثّل في إنشاء البنية التحتية التي تناسب حاجاتها وطبيعة نشاطها. ولا يكفي أبداً مجرّد الحصول على مكتب جميل، ولا حتى القيام بالإستثمارات الأساسية كتغطية الجدران وتأثيث المكتب، بل يجب السعي إلى تأمين متطلبات العمل اليومية، كالأمور اللوجيستية وتكنولوجيا المعلوماتية المناس��ة، والتأكد من أن قدرات التواصل المتوفّرة ملائمة لمتطلبات عملك. وأكثر، كيف يمكن إيجاد فريق دعم مكتبي رفيع المستوى ومؤهل لإدارة قواعد البيانات او تمثيل شركتك واستقبال زبائنها بفعالية؟
كلّ ذلك يتمحور حول تحدّيين إثنين: الوقت والكلفة. فهل بإمكانك تصميم محيط عملك بما يتناسب تماماً مع حاجاتك دون أي تأخير (إذ أنك بالطبع لن تستطيع البدء بمزاولة أعمالك منذ اليوم الأول)؟ وهل أنت على استعداد للمساومة على نواياك بسبب التكاليف الهائلة التي قد تتكبّدها؟
الوقائع ...
كلّها مسائل جديّة يجب أن تؤخذ بالإعتبار، إذ أن الإحصاءات تظهر أنه، خاصة حين يتعلّق الأمر بالشركات الصغيرة والمتوسطة الحديثة نسبياً، يمكن للتكاليف والمهل غير المتوقعة ان تكون قاسية جداً بحيث يصعب على الشركات تخطيّها وقد يقودها ذلك أحياناً إلى الإنسحاب التام من الأسواق. بحسب "الشركات الصغيرة والمتوسطة في دبي" مثلاً، هناك حوالي ١٥ بالمئة من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحديثة التي طوت نهائياً صفحة نشاطها خلال سنتين من تأسيسها، والسبب لا يعود إلى مشاكل في التدفقات النقدية أو ضعف في التنافسية، بل إلى أسباب غير منتظرة أدت إلى انقطاع وتيرة العمل. وهذا ما يجعل مزودي المكاتب المجهزة للأعمال الرائدين مقتنعين بأن حلول المكاتب المجهّزة هي أفضل لمستخدميها من الناحية المالية. وما تقدّمه سيرفكورب في هذا الإطار هو مثال على ذلك: إذ يمكن تصميم هذه الخدمات بما يتناسب مع حاجات الشركات المختلفة باختلاف طبيعة نشاطها، كما أنها تضفي قيمة إضافية على عملياتها اليومية، وهو امر يصعب تحقيقه عند محاولة تجهيز مكتب عادي. فيما يلي أمثلة تظهر كيف أن المساحات المجهّزة للأعمال تؤمّن مجموعة واسعة من الخدمات التي تلائم الشركات المختلفة.
تلبية احتياجات المؤسسات المالية
إحدى التحديات المشتركة بين كافة أنواع المؤسسات المالية هي الحاجة الملحة إلى الأمان، إذ أن عملها يرتكز على الإحتفاظ بكميات هائلة من البيانات السرية. في المكاتب المستأجرة بشكل تقليدي يمكن أن يكون ذلك مصدر قلق حقيقي، ويتطلب خبرة إضافية وتحسينات مختلفة على مستوى الهيكلية التنظيمية والبشرية. أما المكتب المجهّز فيمنح مستخدميه مزايا عدة. في مواقع سيرفكورب على سبيل المثال، يتوفّر الأمن على مدار الساعة على المدخل الأساسي، حيث يسمح بالدخول فقط للزائرين المزوّدين ببطاقة وظيفة رسمية أو في حال وجود موعد أعمال مؤكد. هناك أيضاً كاميرات مثبّتة في كلّ طابق، مراقبة ومسجّلة على مدار الساعة. أما خارج دوام العمل فتقفل أبواب المكاتب ويسمح بالدخول فقط لزبائن سيرفكورب من أصحاب الشركات. والأسلوب المتّبع هذا – حيث توجد وسائل أمان إضافية داخل المواقع الآمنة أساساً- هي أفضل الأساليب الموصى بها من قبل الخبراء في إدارة المخاطر.
هناك عامل قلق آخر يتمثّل بمستوى التسهيل الذي توفره تكنولوجيا المعلوماتية- والمعروف أنه مسألة حياة أو موت في المعادلة، في إطار القيام بالتداول والمعاملات بين الأفراد والمؤسسات على حد سواء عبر الإنترنت.
تتوفّر في مكاتب سيرفكورب بشكل عام حول العالم خدمة إنترنت فائقة السرعة مع معدل جهوزية بمستوى ٩٩،٩٨ بالمئة. وأكثر من ذلك هناك خدمة دعم لتكنولوجيا المعلوماتية متوفرة على مدار الساعة عند الحاجة، متصلة بشبكة موارد عالمية – ذلك يعني أنه حين تتخطى المشكلة، لسبب ما، قدرات الفني المختص بتكنولوجيا المعلوماتية المتوفر في موقع ما، لا يلزم الأمر أكثر من اتصال هاتفي للحصول على دعم الخبراء في أي من مواقع سيرفكورب الأخرى حول العالم. والدعم هذا هو دعم حقيقي، ويطال مختلف مراحل العمل من بداية التجهيز، إلى تطوير الخدمات والإستفسار في كلّ وقت.
وتجدر الإشارة إلى توفّر مستوى أعلى من الأنظمة المختصة عند الطلب. فمع تفاقم المخاوف المتعلّقة بالأمان قد يتطلّب بروتوكول عملك وجود خادم تواصل مخصص، أو إعادة توجيه الكابلات وإيجاد كابينات مزوّدة بأقفال- كلّ ذلك قابل للتنفيذ.
العمل مع شركة تجارية
تقع غالبية الشركات الصغيرة والمتوسطة في دول مجلس التعاون الخليجي في خانة فئة "التجارة العامة" – ولكن كونها تمارس التجارة العامة لا يعني أن متطلباتها هي أيضاً متطلبات عامة. على سبيل المثال، فالإتصالات الدولية، الحاجة إلى التسويق المباشر، الكميات الكبيرة من المراسلات الورقية والإطار البشري المتعدد اللغات كلّها أمور تظهر مدى الحاجة إلى فرق دعم فائقة التدريب والتأهيل. في المكتب المجهّز للأعمال تتوفر خدمات المساعد الشخصي وموظف الإستقبال بشكل فوري وذلك يغنيك عن البحث عن مدير لمكتبك. والأهم أن فرق العمل في المكاتب المجهزة تضم أشخاص من أصحاب الخبرة الواسعة، ويكونون على اطّلاع بأعمالك الرئيسية فيقومون مثلاً بإدارة قواعد البيانات، وتصميم وتنفيذ وإدارة حملتك الترويجية.
فعوضاً عن القيام بالتوظيف بحسب ميزانيتك – وعندها لن تكون متأكداً من خبرة ومهارة الشخص- يقوم موظف الإستقبال في المكتب المجهّز بتلقّي اتصالاتك بالطريقة التي تريدها، فيقوم بالرد بإسم شركتك وتحويل الإتصالات إلى جوالك أو إلى رقم آخر تختاره. يمكن تعديل طريقة الإجابة على اتصالاتك بسهولة بإرسال بريد إلكتروني، وهذا يمنحك القدرة على التأقلم مع متغيرات عملك.
وهناك تفصيل مهم يغفل عنه الكثيرون، وهو أنه، في أي من مباني سيرفكورب، يتم تسليم البريد المكتوب يومياً، ويقوم فريق الدعم بختمه بتاريخ الإستلام وإرساله إلى المكان الذي تختاره.
أما في ما يتعلق بالمساحة المكتبية، فيمكنك القيام بالتزيين الداخلي للمكتب بحسب رغبتك، فتخلق شخصية وصورة تجارية خاصة تمنحك ميزة تميّزك عن منافسيك. بإمكانك استخدام مرافق الإجتماعات وغرف مجالس الإدارة عندما تحتاج لذلك، في أي من مواقع سيرفكورب حول العالم – يمكنك التأكد من توفرها وحجزها مسبقاً، أو الحجز فوراً من خلال تطبيق سيرفكورب.
حلول لشركات تأمين الموارد البشرية
إن ما يميّز عمليات الموارد البشرية هو أنها تتطلّب إجمالاً خدمة هاتفية متطورة – وفي هذا الإطار يمكن للمكتب المجهّز للأعمال أن يساعد على التوفير بشكل ملحوظ، خاصة في مجال الإتصالات الدولية. يمكنك مثلاً التمتع بمزايا استخدام شبكة عالمية ضخمة، بكلفة اتصالات محلية. كما يمكنك تلقي اتصال واحد على عدة أجهزة معاً والإنتقال من مقابلة إلى أخرى، أو حتى السماح لزائريك بمشاهدة فيديو عن خدماتك فيما ينتظرون في ردهة الإستقبال. لعل المكتب المجهز هو أفضل صيغة تتناسب مع متطلبات شركة تأمين موارد بشرية حين يتعلّق الأمر بمرافق الإجتماعات، فسيرفكورب مثلاً تتيح لك إمكانية إستئجار مكتب ليوم واحد فقط للقيام بإجراء مقابلاتك. أو يمكنك اختيار استخدام جناح مكتبي بحيث يقوم مرشحوك بإجراء اختبار في غرفة خارج المكتب ويتم بعدها استدعاءهم لإجراء المقابلة داخل المكتب. حتى أنه يمكنك الذهاب إلى بلد آخر لإجراء المقابلات والتأكد من أنك سوف تحظى بموقع ملائم تماماً في قلب المدينة، يسهل لزبائنك الوصول إليه.
أما عن وجود فريق دعم من الإخصائئين فذلك يتيح لك العمل بمفردك بفعالية واللجوء إلى فرق الدعم لإضفاء اللمسة الإحترافية على أعمالك وخدماتك. هناك أيضاً مزايا أخرى: فالموظفون المحترفون متوفرون لمساعدتك على التدقيق في السير الذاتية وفرزها بحسب المتطلبات الأساسية للوظيفة المعلن عنها. هذه العوامل كافة يمكن أن تساهم في تخفيض الكلفة بشكل واضح، كما أن الشركات الصغيرة والمتوسطة التي لا تضم موارد بشرية كبيرة يمكنها اللجوء إلى دعم المتخصصين عند الحاجة، والدفع بعد الإستخدام.
الواقع أن حلول المكاتب المجهزة للأعمال تقدّم مجموعة خدمات تتطور باستمرار – والفضل يعود إلى المزودين من شركات ضخمة ذات الموارد العالمية - بما يتلاءم مع احتياجات الشركات المختلفة، وبذلك تمنح الشركات الصغيرة والمتوسطة فرصة عادلة في الأسواق. أما باقات الخدمات المقدمة فلا يمكن الحصول عليها بشكل منفرد لقاء القيمة نفسها، وهي تسمح للشركات الصغيرة والمتوسطة بالتخطيط بحسب حاجاتها، وتقيها من مخاطر الخسائر الناتجة عن سوء اختيار الموقع والتأخير في وضع الأمور في مسارها الصحيح.
